Gebrekkige ict en financiële wanorde hinderen politieorganisatie

Bij alle grote it-programma’s die de politie onder handen heeft, zijn overschrijdingen de regel. Minstens zo kwalijk is dat de politie door een gebrekkige financiële huishouding amper weet wat er in de eigen it-organisatie gebeurt.

Dit blijkt uit een kritisch rapport dat Ernst & Young (E&Y) heeft opgesteld over de lopende it-systemen van de politie en ontwikkelingen binnen de informatievoorziening (IV). Opdrachtgever was korpschef Janny Knol.

De politie weet niet goed wat de uitgaven en inkomsten zijn, welke projecten er lopen en hoeveel externe krachten worden ingehuurd. Daarnaast ontbreekt er inzicht in de applicaties die voor vergelijkbare doeleinden worden gebruikt. Plannen en informatievoorziening zijn onvoldoende compleet en consistent, zo constateert E&Y.

Pijnlijk is de conclusie dat het voor de korpsleiding en het directoraat-generaal bijna onmogelijk is om passende maatregelen te nemen als er wat misgaat. Het is lastig om zicht te krijgen op voortgang en knelpunten. Ingrepen zijn te vaak nog ad hoc, stelt E&Y. Zulke maatregelen leiden snel tot ongewenste bijeffecten in het operationele werkveld. Behalve de korpsleiding wordt ook de cio belemmerd in de controle en sturing.

De informatievoorziening is vrijwel onbeheersbaar vanwege de financiële wanorde. Korpschef Knol trekt uit de studie de conclusie dat de financiële huishouding zwak is. Voor het adviesbureau is het nog niet duidelijk of dit een kwestie van onvoldoende goede kaders is, dan wel een gebrek aan naleving daarvan. E&Y nam voor dit onderzoek meer dan honderd interviews af en doorzocht tal van rapporten.

Sturing

Opvallend bij de tien grootste IV-programma’s die E&Y analyseerde, is dat er geen goede businesscases zijn en er weinig (basis voor) sturing op output is. De politie gaat vaak zonder solide (bedrijfseconomische) afweging en kaders over tot realisatie (van deelprojecten). De businesswaarde per programma en (deel)project blijft dan onduidelijk, terwijl het risico aanzienlijk is dat de kosten hoger liggen dan de baten.

Vernieuwing via de IV-programma’s is niet aantoonbaar ’in control’. De politie wil gelijktijdig meer vernieuwing dan de Dienst IV aankan, waardoor inefficiënties ontstaan. Prioriteiten worden nauwelijks gesteld, aldus E&Y. Als urgente programma’s voorrang krijgen en minder dringende zaken later aan de beurt komen, wordt het gebrek aan kundig it-personeel minder zwaar gevoeld.

Loep

E&Y adviseert ook de IV-vernieuwing buiten de tien grootste IV-programma’s nog eens onder de loep te nemen. Bekeken moet worden welke programma’s/projecten later zijn uit te voeren of zelfs te stoppen. Maak de grote initiatieven eerst af, voordat nieuwe plannen worden opgestart. En aan nieuwe initiatieven moet eerst een gestandaardiseerde en meer complete documentatie (plan, businesscase) ten grondslag liggen.

Verder signaleert E&Y een versnipperd applicatielandschap bij de politie, gebaseerd op een onvolledige en onnauwkeurige database. Bovendien zijn er veel applicaties met een dubbele functionaliteit, wat een aanzienlijke rationalisatie en modernisering vereist. Verder is er te veel dure inhuur van externen. Overhead en uitvoering zijn niet met elkaar in evenwicht.

Binnen het personeelsbestand zijn te weinig mensen op de hoogte van recente technologische ontwikkelingen. Bovendien zijn de wervingsprocessen onvoldoende wendbaar.

Dataopslag

De oplopende kosten van it-infrastructuur vormt een serieuze financiële uitdaging. De groeiende behoefte aan dataopslag, in combinatie met gebrekkige governance van data- en andere technologie gerelateerde kostenposten draagt bij aan deze kostenstijging. Daarnaast blijven kansen voor technologische innovatie onbenut (replatforming, cloud, ontwikkeltooling).

Het lifecyclemanagement van IV-contracten schiet tekort. De aanbestedingsprocessen zijn onnodig complex en langdurig door een gebrek aan ervaren professionals en onvoldoende samenwerking tussen projectmanagers en onderhandelaars. 

Contractbeheer is inefficiënt en kent onnauwkeurige compliance-controle en forecasting-methoden. Er is een tekort aan capaciteit voor relatiemanagement/ contractbeheer en een gebrek aan centraal en professioneel opdrachtgeverschap. Verder kent de politie een complexe beveiligingsinfrastructuur waarbij de huidige securitytools niet optimaal worden benut.

E&Y stelt ook optimalisaties en kostenbesparingen voor. Korpschef Knol erkent dat de conclusies uit het rapport hard en scherp zijn. ‘Er is veel werk aan de winkel’, besluit zij. ‘Het rapport legt de vinger op deze zere plek. Maar tegelijk geeft het ons richting.’